Introducción.
El albarán es el documento mercantil más importante de todos los intercambiados entre vendedor y comprador, pues en caso de litigio viene a demostrar la entrega de la mercancía, principal obligación contractual del primero. Debido a su intangibilidad, el documento empleado habitualmente cuando se trata de la prestación de un servicio profesional es el certificado de cumplimiento, si bien su gestión es muy parecida a la del albarán.
¿Para
qué sirve? Para
acreditar que el comprador ha recibido la mercancía y ha dado
conformidad sobre su estado. Dicho de otro modo, que el vendedor ha
cumplido con sus obligaciones contractuales.
¿Cuándo
se utiliza? En
operaciones comerciales en las que sea necesaria la entrega de
mercancías.
¿Quién
lo redacta? Lo
habitual es que lo redacte el vendedor, ya que es el que entrega la
mercancía y como queda dicho, justifica el cumplimiento de sus
obligaciones contractuales.
¿Cómo
debe firmarse? Una
vez entregada la mercancía, en el albarán no debe faltar el sello de la empresa compradora; si no fuera posible su
estampación se actuará del siguiente modo: si
la entrega se realiza a través de una agencia de transporte,
además de la firma del conductor se hará constar la matrícula del
vehículo; si
la entrega se efectúa en el almacén del cliente, debe solicitarse
el DNI del firmante.
¿Qué
datos aparecen? Datos de emisor (vendedor) y del destinatario (comprador). Datos del transportista. Lugar y fecha de emisión. Lugar exacto de entrega. Características
del producto (referencia, cantidad, embalajes, etc.) que permitan su perfecta identificación. Los albaranes deben ir numerados correlativamente.
¿Debe ir valorado? Mi opinión es que no deben aparecer datos como precio, descuentos, formas de pago, etc., ya que el albarán es un documento que pasa por muchas manos y se trata de información muy sensible. Si el comprador exige incorporarlos existe software que tapa dichos datos en las copias del albarán, que son las que pasan de mano en mano, de un modo muy parecido a como las entidades financieras tapan las claves de tarjetas u otros documentos que envía a sus clientes por correo postal: emborronando la zona con números y grafías.
¿Cómo y hasta cuándo deben ser conservados? La vida de los albaranes van irremediablemente unida a las facturan que generan, por lo que han de archivarse grapados a ellas durante el periodo de tiempo que la normativa fiscal obliga a mantener guardadas las facturas.
Comentarios
Publicar un comentario